9 смертных грехов деловой переписки

Отсутствие приветствия, равно как и выражение «доброго времени суток», в деловом письме очков тебе не добавит. Последняя формулировка вообще безнадежно устарела. Не нужно выкрутасов! Ограничься нейтральным «Здравствуйте» или «Доброе утро/день/вечер» (зависит от того, когда ты отправила свое письмо или сообщение).

Куда сильнее устаревших формулировок с форумов и чатиков бесят письма и уведомления в мессенджерах после рабочего дня. Если у тебя не пожар и не нашествие монстров и пришельцев, твоя проблема подождет до завтрашнего утра. Особенно это касается сообщений в позднее время. Твой собеседник вряд ли будет готов отвечать тебе сходу.

Многие ошибаются еще в обращении к собеседнику. Запомни, в выражении «Уважаемый Анатолий Ефремович» запятых нет! Кроме того, не стоит писать «глубокоуважаемый» и другие подобные чрезмерности. Если, конечно, не хочешь, чтобы тебя заподозрили в подхалимстве.

Также внимательно следи за тем, какое имя и отчество ты пишешь. Очень важно не допустить ошибку и не написать Мария вместо Марины. Кроме того, не сокращай инициалы!

Из-за того, что это деловая переписка, тебе наверняка захочется блеснуть умом и написать письмо с большим количеством вводных слов и сложносочиненных конструкций. Не нужно это делать!

Да, панибратство в общении с деловым партнером, клиентом или начальником не приветствуется. Но всевозможные «вследствие», «касаемо вашей ситуации» — это просто убийство твоей деловой репутации.

Лучше писать простыми предложениями и по существу. Например, вместо «Ввиду нашей договоренности, отгрузка товаров будет производиться посредством автомобильного транспорта» напиши «Как мы и договаривались, отгружать товары будем грузовиками».

Пользоваться кнопкой Caps Lock в онлайн-переписке не нужно. В интернете это все еще символизирует крик. Равно как и множество восклицательных знаков. Конечно, если ты сама не распекаешь подчиненного за несданный вовремя отчет!!!!!!!! Но даже и в этом случае лучше сдержать рвущиеся к клавиатуре пальцы.

Ветки писем — это действительно полезный инструмент для переписки. Он позволяет напомнить о теме переписки (особенно если переговоры ведутся долго), найти нужную строчку и так далее. Но не тогда, когда ветки превращаются в сорняковые заросли! Или же все в ветке с непонятной логикой удаляется и остается только последняя фраза. Так что адресат, в конце концов, рискует получить нечто вроде «Будем». Что? Когда и зачем будем?

Никому не нравится куча уведомлений, которые приходят из-за единственного предложения, которое буквально разобрали по словам и так отправили. Поэтому

Пожалуйста,

Не нужно

Так

Делать!

Напиши одно большое сообщение, разбив его на абзацы. Так читать гораздо приятнее.

Да, аудиосообщения куда удобнее, чем текстовые. Ты сразу слышишь интонацию голоса собеседника и можешь понять, в каком он настроении. С голосовыми гораздо проще понять друг друга. Но они не всегда удобны. Твой собеседник, возможно, не может прослушать голосовое сообщение, поэтому сперва поинтересуйся, готов ли он его принять.

Тебе прислали важное письмо? Не тяни с ответом. Не тревожь собеседника. Даже если ответ требует подготовки, просто предупреди об этом.