В чем суть метода Alpen
Это не просто название метода, это аббревиатура, которая выражает весь ее смысл. Разработал его немецкий профессор экономики и эксперт по тайм‑менеджменту Лотар Зайверт.
Пять букв в слове — пять составляющих метода, без которых, по мнению Зайверта, невозможно составление и осуществление планов.
A (Aufgaben) — список задач;
L (Länge schätzen) — оценка времени на выполнение задач;
P (Pufferzeiten einplanen) — планирование дополнительного времени на случай форс-мажора;
E (Entscheidungen treffen) — расстановка приоритетов;
N (Nachkontrolle) — анализ итогов работы.
Иными словами, ты составляешь список дел, например, на предстоящий день, потом прикидываешь, сколько времени тебе нужно на выполнение каждой задачи с запасом на непредвиденные случаи и перерывы, затем определяешь первоочередность дел и в конце подводишь итоги своей работы.
Как планировать по методу Alpen
Составь список письменно
«Зачем тратить время на написание списка, если все свои дела я легко могу держать в голове?» — думаешь ты, а потом почти наверняка что-то забываешь.
Просто выпиши все планируемые дела и задачи в список, не волнуясь об их важности. Так ты точно ничего не упустишь из вида.
Определи временные затраты
Чтобы не вышло так, что ты запланировала 10 дел, а потом попросту не успела их все сделать в рамках рабочего дня, ты должна хотя бы примерно представлять, сколько времени тебе нужно потратить на выполнение каждого пункта из твоего списка. Добавь к нему немного запасных минут на всякий случай и на перерывы вроде кофебрейка или обеда.
Учти такие нюансы, как прокрастинация или активность в разное время суток (если ты сова, вряд ли тебе удастся быть продуктивной в первой половине рабочего дня). Рассчитывай свои силы. Лучше запланировать меньше, но выполнить все дела из списка.
Запасное время
Оно необходимо в любом случае! Планировать дела одно за другим — стратегическая ошибка. Например, ты попала в пробку по дороге на работу, клиент задержал отправку технического задания на час, планерку перенесли на полчаса, и вот уже пара дел вылетают из твоего списка.
Если ты запланируешь временной буфер, у тебя будет время переключиться на мелкие дела, пока ты ждешь встречу, стоишь в пробке и так далее.
Распредели дела по важности
Почти каждый метод планирования предусматривает процесс расстановки приоритетов. Так, раздели дела на важные и срочные, важные, но несрочные, срочные, но неважные, неважные и несрочные. Последние сразу вычеркивай из своего списка или поручи кому-то, а дальше действуй, выполняя дела в порядке важности.
Анализ
В конце дня обязательно проанализируй выполненную работу. Все ли удалось сделать? Достаточно ли времени ты заложила на решение задач? Комфортно ли тебе было работать со своим планом или ты все время была в состоянии цейтнота. Это нужно для того, чтобы понять, насколько эффективен твой план, а в случае каких-то огрехов — скорректировать его.
